Відсутність працівника на робочому місці може виникнути з різних причин, будь то хвороба, відпустка або інші особисті обставини. Важливо правильно оформити фіксацію цієї відсутності, щоб управління компанії мало повну інформацію про наявність співробітників та їх графік.
По-перше, для правильної фіксації відсутності співробітника необхідно встановити чіткі правила та процедури компанії. Це може включати вимоги щодо повідомлення про те, що працівник не буде присутній на робочому місці, а також документацію, яку співробітник повинен заповнити для офіційного підтвердження своєї відсутності.
По-друге, важливо використати різні методи фіксації відсутності співробітника. Це може бути електронна реєстрація, коли співробітник зареєстрований при вході в офіс і виході з нього або використання спеціальних програмних інструментів, які дозволяють співробітникам вказувати свою доступність для роботи або відсутність.
Зрештою, компанія має стежити за своєю політикою щодо оплати праці співробітників у період їхньої відсутності. Залежно від причини відсутності співробітнику може бути надано певну кількість оплачуваних або неоплачуваних днів, чого слід дотримуватися під час фіксації відсутності.
| Крок | Дія |
|---|---|
| 1 | Визначити причину відсутності працівника |
| 2 | Повідомити офіс управління персоналом про свою відсутність |
| 3 | Погодити з найближчим співробітником заміну на час відсутності |
| 4 | Зафіксувати відсутність у робочій програмі чи журналі обліку співробітників |
| 5 | Інформувати клієнтів або партнерів про свою відсутність |
| 6 | Налагодити передачу обов'язків та інформації співробітнику, що замінює. |
| 7 | Залишити докладні інструкції та контактні дані для зв'язку співробітнику-заміннику |
| 8 | Підготувати необхідні матеріали та документи для співробітника-замінника |
| 9 | Повернутися на робоче місце та поінформувати колег про причини відсутності |
| 10 | Проаналізувати подію та вжити заходів для запобігання повторенню аналогічних ситуацій |
Так, зазвичай про факт відсутності працівника на роботі роботодавцю повідомляє інший працівник чи безпосередній керівник, подавши складену у довільній формі доповідну записку. У ній має бути зазначено, що працівник відсутній не лише на робочому місці, а й на предприятии.21 мар. 2023 р.
Як зафіксувати факт відсутності працівника на робочому місці?
Скласти акт про відсутність на робочому місці, завірити підписами кількох свідків. Акт про прогул рекомендую складати на кожен день відсутності працівника на робочому місці. Хоча з точки зору трудового законодавства досить одноразова відсутність на робочому місці понад 4 години поспіль.
Як правильно скласти акт про відсутність на робочому місці?
У акті про прогул повинні бути вказані:
- назва фірми;
- дата, час, місце складання акту;
- Назва документу: "Акт про відсутності співробітника на роботі понад 4 години поспіль протягом робочого дня»;
- П. І. О. …
- П. І. О. …
- П. І. О. …
- формулювання, що відбивають факт неявки співробітника працювати вчасно.
Як оформити відсутність працівника на робочому місці з поважних причин?
Тобто, працівник повинен довести, що був відсутній з поважних причин, а роботодавець зі свого боку повинен довести сам факт відсутності працівника. Для роботодавця таким доказом може бути акт про відсутність працівника, дані електронних систем приходу та догляду працівників, свідчення свідків.